Timesheets, die sich nicht
wie Timesheets anfühlen.
Ein Dienstleister mit 60 Mitarbeiter:innen verlor 4-6% seiner abrechenbaren Stunden durch nicht erfasste Timesheets und Freitagabend-Schätzungen. Wir bauten den Erfassungs-Flow um, wie Berater tatsächlich arbeiten.
Die Aufgabe
Standard-Odoo-Timesheets funktionieren, leben aber in ihrer eigenen Ecke der App — Berater vergaßen sie und rekonstruierten am Freitagabend eine Woche aus Kalendereinträgen. Die Zahlen waren nah dran, aber nie ganz richtig. Rechnungsstellung dauerte länger als nötig und Diskussionen über Stunden fraßen leise die Marge.
Was wir gebaut haben
Eine schlanke Timesheet-Schicht auf Odoo, ausgelegt auf den Moment der Erfassung — nicht den Moment der Verwaltung.
- One-Tap-Erfassung aus dem Kalender — jedes Meeting wird zu einer Entwurfs-Timesheet-Zeile.
- Projekt-Budget live im Erfassungs-Screen — Stunden schreiben löst eine Prüfung des Restbudgets aus.
- Mobile-first-Interface, das im Zug, zwischen Calls oder direkt nach einem Vor-Ort-Termin funktioniert.
- Manager-Dashboard zeigt fehlende Einträge Freitag-Vormittag, mit One-Click-Erinnerungen.
- Direkter Push in die Rechnungsstellung, sobald die Woche abgeschlossen ist — keine Doppel-Erfassung.
Was sich änderte
Stunden wurden näher am Zeitpunkt des Arbeitens erfasst, was die Genauigkeit erhöhte und das Freitagabend-Rekonstruktions-Ritual beendete.
- +4,2% zurückgewonnene abrechenbare Stunden
- −3 Tage kürzerer Rechnungszyklus
- 94% pünktlich eingereicht
Unter der Haube
Custom Odoo-Modul in Python, OWL-Frontend-Widgets für den Erfassungs-Screen, Calendar-API-Bridge zu Outlook + Google. Der Kunde besitzt den Code; wir pflegen ihn im Retainer.
Diesen Timesheet-Schmerz auch?
Ein 30-Minuten-Scan sagt, ob ein Custom-Flow den Aufwand wert ist, oder ob ein strafferer Standard-Odoo-Setup reicht.